收集链接入门指南：让别人帮你上传文档，
你只负责收结果

文档收集的真正成本不是"收发"，是"追踪"

月底了，你需要从30个同事那里收这个月的报销凭证。你的操作流程大概是这样的：在群里发一条"请大家把发票发给我"→ 5个人秒回、3个人隔天回、剩下22个人需要你在群里发第二次第三次→ 然后你开始一个一个下载，发现文件名有 发票.pdf、IMG_2609.JPG、扫描件 (2).pdf→ 下载完发现自己根本记不住谁交了谁没交→ 你再去群里问"还有谁没交？"——然后又有3个人说"啊我发过了啊"。

这不是夸张。任何需要从多人处收集文件的工作——财务月底收发票、HR入职收集材料、行政收集团建报名信息——收发文件的时间可能只占整个工作的20%，剩下80%都在追踪、核对、催促。

邮件也一样。一封邮件发出去，收回来的是6个邮件线程、4种命名格式、2个人发错了、5个人还没回——你想查"到底有哪些人交了什么"，只能靠脑子记。这个问题的本质是：通讯工具（微信/邮件）被当成了文件管理工具在用——而它们本来就不擅长这件事。

收集链接是什么：一个链接，别人上传，你收结果

收集链接是简录AI内置的一项功能——你在自己的账号里生成一个专属链接（形如 /c/xxxx），分享给需要向你提交文件的人。对方打开链接后，输入一个简短的验证码，就能直接上传文件。上传完成后，这些文件自动出现在你的账号待处理队列里——就像他们亲手把文件交到了你的桌面上。

关键点有三个：第一，上传方不需要注册或登录——对方不需要有简录AI账号，打开链接就能传。这意味着你不需要跟同事解释"先注册一个账号，然后绑定邮箱，然后……"，你只需要把链接发过去，他们点开就能用。第二，你的账号里能看到所有提交记录——谁在什么时间传了哪些文件，一目了然，不需要手动对照名单打勾。第三，你还可以开启自动处理——文件一传进来，AI就按照你预设的列名自动提取数据。这个后面会细讲。

三步创建你的第一个收集链接

验证码：为什么需要一个额外的步骤

第一次看到收集链接的用户经常问：链接能不能完全公开，打开就能传？技术上当然可以，但这会带来两个问题。

第一，防止链接被转发后失控。你把链接发到公司群里，群里的人又把它转发到了外部群——如果没有验证码这个门槛，任何人都能往你的处理队列里丢文件。验证码相当于给链接上了一把锁：你只把验证码告诉需要提交文件的人（而且你可以随时刷新验证码，让旧的失效）。

第二，防止恶意bot批量上传。一个完全公开的上传入口很容易被自动化脚本盯上，往你的账号里灌入大量垃圾文件。验证码虽然简单，但足以拦住绝大多数自动攻击。这不是过度设计——是"让别人帮忙上传"这个动作本身就需要一个基本的身份确认门槛。

实际操作中，验证码并不增加多少摩擦。你发链接的同时把4位数字一起发出去——这跟发"群公告，请大家把发票发到群里"的工作量一样，但结果完全不同：文件不会散落在聊天记录里，而是整齐地排在你的处理队列中。

自动处理：文件一收进来，AI直接提取——这才是完整闭环

普通的文件收集工具——不管是坚果云收件箱、Jotform还是File Request Pro——它们的核心价值就停在"收集"这一步。文件收进来了，然后呢？它们不管了。你还得自己一个一个打开、一个一个录入数据。

简录AI的收集链接可以跟上自动处理配置联动。在你开启收集链接时，可以同时选择一组预设的提取列名——比如"姓名""部门""发票号码""金额""日期"。开启自动处理后，每个人上传到收集链接的文件，AI会在后台自动按照你设定的列名提取数据。你不需要手动把文件拖到处理区、不需要一个一个点"开始提取"——等你打开控制台时，数据已经提取好了，直接导出Excel即可。

关于自定义列名提取的详细用法，可以参见自定义列名提取操作指南——里面讲了列名怎么取、AI怎么理解你的意图、三种列名模式（直接提取/计算列/推断列）的适用场景。

三个典型场景：收集链接在真实办公中的用法

场景一：财务月底收报销发票

每个月25号到30号是财务最忙的时段之一——所有人都在交上个月的发票。传统做法是：群公告发一遍、私信催一遍、下载文件、手动改名、逐个录入系统。收集链接的方案是：月初就把链接和验证码发到群里→注明截止日期→同事自己上传→开启自动处理，设置列名"发票号码""金额""开票日期""费用类别"→月底截止时间一到，直接导出Excel→导入财务软件的报销模块。

你可以在"上传记录"里一眼看到谁交了谁没交——不需要手动对名单。催人也变简单了：把还没交的人名截个图发到群里，比问"还有谁没交"高效得多。

场景二：HR收集新员工入职材料

入职需要身份证复印件、学历证书、银行卡照片、离职证明……这些文件来自同一个人，但传统做法是候选人拍照→微信发给HR→HR下载→存到对应文件夹。如果一个月入职10个人，HR要在几十条聊天记录里翻找、核对、补漏。收集链接的方案：给每个入职批次创建一个收集链接→填写备注"请上传身份证、学历证、银行卡、离职证明，共4份文件"→候选人一次性提交全部材料→文件自动归入该批次。

场景三：行政收集团队活动名单/报名

团建报名、体检报名、培训报名——这些场景的共同点是：需要从一群人中收集相同格式的信息。传统做法是用腾讯问卷或金数据建一个表单，但这只适合纯文本信息——如果需要上传文件（比如报名需上传身份证照片），表单类工具要么不支持、要么体验很割裂。收集链接天然同时支持"填备注说明+上传文件"——你可以让提交者在备注里写明"团建报名：参加/不参加"，同时上传需要的附件。

如果需要更完整的文档收集与自动化提取方案，可以参考文档收集与AI提取工作流——里面讲了从收集到提取到导出的端到端流程设计。

与微信/企业微信配合：链接发到群里，一切自动运转

国内办公绕不开微信和企业微信。收集链接在这两个平台上可以这样用：

微信群：直接把收集链接+验证码发到群公告里。群公告长期置顶，不会被聊天刷掉。员工打开链接后可以在微信内置浏览器里直接上传文件——不需要跳出微信。对于文件格式：微信里传PDF、JPG、PNG都可以，如果对方只有纸质文件，用手机拍一张照片上传也一样能识别（简录AI对手机拍照有很好的兼容性——倾斜、光照不均不影响提取）。

企业微信群：企业微信本身提供了微文档、微盘等协作工具，但在"外部收集文件"这个场景上有天然缺口——企业微信的微盘和微文档默认只对企业内部成员开放，外部客户/合作伙伴无法上传。收集链接补充了这个缺口：你可以把链接通过企业微信发给公司外部的人（供应商、客户、合作伙伴），对方在微信端就能完成上传。

对于深度使用企业微信的团队，可以进一步参考企业微信文档收集与AI提取方案——里面详细讲了企业微信场景下的完整工作流。

常见问题